Det viktigaste först
- Strukturen nedan går att kopiera rakt in i ditt eget dokument.
- Guiden tar upp de misstag som oftast går igen och svarar på de vanligaste frågorna.
- Dina stadgar kan ställa andra krav än lagen. Kontrollera dem först.
Så använder du mallen
Ett styrelsebyte ska inte innebära att viktig kunskap försvinner. Checklistan hjälper den nya styrelsen att få kontroll över juridiskt ansvar, ekonomi, leverantörer och pågående frågor från första dagen, och att avsluta de behörigheter som inte längre ska finnas kvar.
När passar mallen?
Använd checklistan direkt efter det konstituerande mötet och gå igenom den tillsammans med avgående styrelse och ekonomisk förvaltare.
Observera: Mallen är allmän information och ersätter inte juridisk, ekonomisk eller teknisk rådgivning. Anpassa den alltid efter din förenings stadgar och situation.
Mallens innehåll
Kopiera strukturen till ditt dokument och arbeta igenom en punkt i taget:
- Konstituering: ordförande, firmatecknare och attestordning
- Registrering av styrelse och firmateckning hos relevant register när det krävs
- Bank och ekonomi: behörigheter, dosor och fullmakter, både nya som läggs till och gamla som avslutas, samt en genomgång av budget, utfall och lån med den ekonomiska förvaltaren
- Avtal, försäkring och kontaktpersoner hos leverantörer och förvaltare
- Byggnader, lokaler och anläggningar: underhållsplan, senaste besiktningar och pågående projekt där det är relevant
- Nycklar, passersystem, digitala konton och arkivets plats
- Medlemsförteckningen: var den förs, att den är aktuell och vem som ansvarar
- Öppna medlemsärenden och beslut som ska följas upp, med ansvarig och deadline
Så hänger mallen ihop med styrelsearbetet
De här guiderna hjälper dig med nästa steg:
Vanliga misstag
Använd listan för att undvika vanliga misstag:
- Nödvändiga registerändringar görs inte, så fel personer står kvar som styrelse eller firmatecknare.
- Behörigheter till bank och system ligger kvar hos tidigare ledamöter.
- Muntlig kunskap lämnas över utan att dokumenteras.
- Pågående beslut och deadlines saknar tydlig ansvarig i den nya styrelsen.
Vanliga frågor
När tillträder den nya styrelsen?
Styrelsen väljs av stämman och konstituerar sig normalt direkt efteråt. Kontrollera vad stadgarna säger om tillträdet och registrera ändringarna utan dröjsmål.
Vad måste registreras när styrelsen byts?
Det beror på föreningsformen. Kontrollera vilket register föreningen tillhör och vilka ändringar av styrelse, ordförande och firmateckning som ska anmälas.
Hur länge ska föreningens dokument sparas?
Olika handlingar har olika bevarandekrav. Räkenskapsmaterial ska sparas i sju år enligt bokföringslagen, medan protokoll, avtal och stämmohandlingar bör bevaras varaktigt enligt stadgar och föreningens dokumentpolicy.