Så får en ny styrelse i en BRF en trygg start efter stämman

Kort sammanfattning

Konstituera styrelsen och anmäl ändringarna genast.
Återkalla tidigare ledamöters behörigheter och fullmakter.
Samla ekonomi, avtal, underhåll och öppna ärenden.
Besluta om attestordning, ansvar och mötesplan.
Dokumentera överlämningen även om flera sitter kvar.

Vad måste en ny styrelse i en BRF göra först?

En ny styrelse i en BRF bör först kontrollera att stämmans val framgår tydligt av protokollet, hålla ett konstituerande möte och anmäla ändringarna till Bolagsverket. Därefter behöver styrelsen och förvaltaren säkra behörigheter, dokument och ansvar för pågående ekonomi-, drift- och underhållsfrågor.

Stämmoprotokollet ska undertecknas och justeras enligt lagen samt hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman. På det konstituerande mötet väljer styrelsen ordförande, om inte stadgarna eller föreningsstämman har bestämt något annat. Styrelsen kan också fördela roller som sekreterare, kassör och kontaktperson för tekniska frågor.

En sådan arbetsfördelning ändrar inte styrelsens övergripande ansvar. Styrelsen ansvarar för föreningens organisation och förvaltning, ska fortlöpande bedöma ekonomin och se till att bland annat bokföring och medelsförvaltning kontrolleras på ett betryggande sätt. Om uppgifter delegeras ska styrelsen löpande kontrollera att delegationen fungerar.

Anmäl genast ändringar av styrelse, ordförande och registrerade uppgifter om firmateckningen. En ändring i styrelsens sammansättning får verkan när registreringsanmälan kommer in till Bolagsverket, eller vid den senare tidpunkt som anges i beslutet. Samma princip gäller när styrelsen utser eller återkallar en särskild firmatecknare. Kontrollera därför stadgarna och formulera beslutet om firmateckning tydligt.

Hur gör ni en överlämning som går att arbeta vidare med?

En användbar överlämning ska visa vad som är beslutat, vad som pågår, vad som väntar och vem som ansvarar för nästa steg. Det räcker inte att den avgående ordföranden lämnar över en mapp eller ger en muntlig sammanfattning.

Gå igenom materialet tillsammans med avgående eller kvarvarande ledamöter och föreningens ekonomiska eller tekniska förvaltare. Samla följande:

stämmoprotokoll, styrelseprotokoll, stadgar och aktuella fullmakter,
gällande avtal med förvaltare, entreprenörer, banker och andra leverantörer,
underhållsplan, besiktningsprotokoll, garantier och dokumentation från avslutade arbeten,
status för pågående entreprenader, felärenden och försäkringsärenden,
lånevillkor, kommande villkorsändringar, likviditet och större budgetavvikelser,
myndighetskontakter, återkommande kontroller och andra tidsatta uppgifter,
öppna medlemsärenden och planerad information till de boende.

För varje öppen punkt bör överlämningen ange ansvarig person, nästa åtgärd och uppföljningsdatum. Även om nästan samma styrelse har blivit omvald behöver genomgången göras, eftersom ansvar, firmateckning eller pågående frågor kan ha förändrats. Hinos checklista för en ny föreningsstyrelse kan användas som gemensamt arbetsunderlag.

Vilka behörigheter måste ändras vid ett styrelsebyte?

Alla personbundna behörigheter ska inventeras, uppdateras och vid behov återkallas utan dröjsmål. Det gäller inte bara banken utan även ekonomisystem, fakturahantering, leverantörsportaler, gemensamma inkorgar, molnlagring, passersystem, nycklar och larmkoder.

Upprätta en lista över varje tjänst, nuvarande användare och behörighetsnivå. Ange sedan vem som ska ha åtkomst efter bytet och vem som ansvarar för att ändringen genomförs. Avgångna ledamöter ska tas bort när de inte längre behöver åtkomst, och nya ledamöter ska ha personliga konton i stället för att dela inloggningsuppgifter.

Gör också aktuella protokollsutdrag och kontrollera fullmakter hos banken, förvaltaren och andra externa parter. Föreningens dokument bör förvaras i ett arkiv som föreningen kontrollerar, inte i privata mejlkonton eller personliga mappar.

Vad behöver förvaltaren gå igenom med den nya styrelsen?

Förvaltaren bör ge den nya styrelsen en koncentrerad nulägesbild och tydligt ange vilka beslut som behöver fattas under de närmaste månaderna. Syftet är att förebygga missade betalningar, otydliga beställningar och underhållsprojekt som tappar fart.

Den ekonomiska genomgången bör omfatta aktuellt utfall mot budget, likviditet, lån, större leverantörsavtal och kända kostnadsförändringar. För en förening med kalenderår behöver styrelsen inför budgetarbetet för 2027 även förstå hur underhållsplanen, pågående upphandlingar och kommande lånevillkor påverkar finansiering och årsavgifter.

Den tekniska genomgången bör visa vilka arbeten som pågår, vem som får göra beställningar, vilka besiktningar som återstår och när garantier, serviceavtal eller uppsägningstider löper ut. För varje punkt behövs ett nästa datum, ett underlag för eventuellt beslut och en namngiven ansvarig.

Hur bör den nya styrelsen organisera sitt arbete?

Styrelsen bör tidigt besluta om mötesplan, attestordning, arbetsfördelning och kontaktvägar till förvaltaren. Det skapar tydlighet utan att styrelsen förlorar sitt ansvar för kontroll och uppföljning.

Planera möten för bland annat budget, underhållsplan, avtalsöversyn och uppföljning av pågående projekt. Bestäm vilka underlag förvaltaren ska lämna inför varje möte och när de ska vara tillgängliga. Klargör även vilka åtgärder förvaltaren får vidta inom sitt uppdrag och vilka som kräver ett protokollfört styrelsebeslut.

Vid styrelsens sammanträden ska protokoll föras och fattade beslut antecknas. Protokollet ska undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden, om ordföranden inte själv har fört protokollet, samt av ytterligare en ledamot som styrelsen har utsett. Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.

Vad bör vara klart under den första månaden?

Efter den första månaden bör den nya styrelsen kunna företräda föreningen, hitta centrala handlingar och se vilka ekonomiska och tekniska beslut som väntar. En 30-dagarsplan gör det möjligt att följa upp överlämningen innan höstens planeringsarbete tar över.

Vecka 1: Konstituera styrelsen, besluta om firmateckning och skicka registreringsanmälan.
Vecka 2: Uppdatera bankuppgifter, fullmakter, systembehörigheter, nycklar och kontaktuppgifter.
Vecka 3: Gå igenom ekonomi, avtal, underhållsplan, projekt och öppna ärenden med förvaltaren.
Vecka 4: Fastställ mötesplan, ansvariga personer och datum för de viktigaste besluten under sensommaren och hösten.

Informera slutligen förvaltare, bank, revisor och berörda leverantörer om rätt kontaktpersoner. De boende bör också få veta hur de når styrelsen och om kontaktvägarna har ändrats. När mandat, information och ansvar finns på plats kan en ny styrelse i en BRF lägga tiden på beslut och förvaltning i stället för att leta efter dokument och behörigheter.