Det viktigaste först
- Strukturen nedan går att kopiera rakt in i ditt eget dokument.
- Guiden tar upp de misstag som oftast går igen och svarar på de vanligaste frågorna.
- Dina stadgar kan ställa andra krav än lagen. Kontrollera dem först.
Så använder du mallen
Ett bra styrelseprotokoll gör besluten begripliga långt efter mötet. Det visar vad styrelsen beslutade, vem som ansvarar för nästa steg och när frågan följs upp, utan att bli ett ordagrant referat. Kontrollera föreningens stadgar och tillämpliga regler för krav på numrering, justering, undertecknande och förvaring.
När passar mallen?
Använd mallen vid varje ordinarie och extra styrelsemöte. Behåll samma struktur över tid, så blir protokollen lättare att söka, jämföra och lämna över till nästa styrelse.
Observera: Mallen är allmän information och ersätter inte juridisk, ekonomisk eller teknisk rådgivning. Anpassa den alltid efter din förenings stadgar och situation.
Mallens innehåll
Kopiera strukturen till ditt dokument och arbeta igenom en punkt i taget:
- Protokollnummer i löpande följd, datum, plats och närvarande
- Mötets öppnande, beslutsförhet och val av protokollförare och justerare
- Föregående protokoll och öppna åtgärdspunkter
- Ärenden med tydliga beslutsformuleringar, samt antecknade jäv och avvikande meningar
- Ansvarig, deadline och datum för nästa möte
- Underskrifter och justering enligt föreningens stadgar och beslutade arbetssätt
Så hänger mallen ihop med styrelsearbetet
De här guiderna hjälper dig med nästa steg:
Vanliga misstag
Använd listan för att undvika vanliga misstag:
- Diskussionen återges men själva beslutet går inte att hitta.
- Ansvarig person eller tidpunkt för uppföljning saknas.
- Protokollen numreras inte i följd eller förvaras utspritt hos enskilda ledamöter.
- En ledamots jäv eller avvikande mening antecknas inte, vilket kan få betydelse för ansvarsfrågan.
- Känsliga personuppgifter skrivs in utan att vara nödvändiga.
Vanliga frågor
Måste styrelsen föra protokoll?
Kraven varierar mellan föreningsformer, men protokoll är alltid ett viktigt underlag för ansvar, uppföljning och kontinuitet. Kontrollera vad lag och stadgar kräver för din förening.
Vem ska skriva under styrelseprotokollet?
Det styrs av föreningens stadgar och arbetssätt. Ange protokollförare och justerare tydligt och säkerställ att rätt personer godkänner den slutliga versionen.
Är styrelseprotokoll offentliga för medlemmarna?
Tillgången varierar mellan föreningsformer och dokumenttyper. Styrelsen behöver också ta hänsyn till sekretess, personuppgifter och revisorns rätt till underlag.
Får en ledamot reservera sig mot ett beslut?
Ja. En ledamot har rätt att få sin avvikande mening antecknad i protokollet. Det kan vara avgörande om ett beslut senare ifrågasätts.
Kan protokollet signeras med BankID?
Ja, digital signering kan användas när processen säkerställer undertecknarnas identitet och att den signerade versionen inte kan ändras i efterhand.