Kort sammanfattning
- Strukturen nedan går att kopiera rakt in i ert eget dokument.
- Guiden tar upp de misstag som oftast går igen och svarar på de vanligaste frågorna.
- Era stadgar kan ställa andra krav än lagen. Kontrollera dem först.
Så använder ni mallen
Kallelsen är stämmans formella grund. Den ska göra det tydligt när och var stämman hålls, vilka ärenden som ska behandlas och hur medlemmarna får tillgång till underlagen. Tidsfrister, distributionssätt och obligatoriska punkter varierar mellan föreningsformer, så kontrollera alltid föreningens stadgar och tillämpliga regler innan kallelsen skickas.
När passar mallen?
Använd mallen när styrelsen kallar till ordinarie årsstämma och anpassa dagordningen efter föreningens stadgar. Vid extra stämma tar ni bara med de ärenden som stämman ska behandla. Om deltagande sker på distans behöver kallelsen beskriva hur medlemmarna ansluter, deltar och röstar.
Observera: Mallen är allmän information och ersätter inte juridisk, ekonomisk eller teknisk rådgivning. Anpassa den alltid efter er förenings stadgar och situation.
Mallens innehåll
Kopiera strukturen till ert dokument och arbeta igenom en punkt i taget:
- Föreningens namn och organisationsnummer samt tid och plats för stämman
- Vid digital eller hybridstämma: hur medlemmarna ansluter, deltar och röstar, och vilken utrustning som behövs
- Dagordningens formalia: upprättande av röstlängd, val av stämmoordförande och justerare samt frågan om kallelsen skett i behörig ordning
- Framläggande av årsredovisning eller annat ekonomiskt underlag samt revisionsberättelse när det är relevant
- Beslut om ekonomi, resultatdisposition och ansvarsfrihet enligt föreningens regler
- Arvoden, beslut om antal ledamöter samt val av styrelse, revisor och valberedning
- Motioner och styrelsens förslag, med det huvudsakliga innehållet i varje förslag (krav vid stadgeändring)
- Var ekonomiska underlag, förslag och övriga handlingar finns tillgängliga och hur kopior begärs
- Information om ombud och fullmakt enligt föreningens stadgar och tillämpliga regler
Så hänger mallen ihop med styrelsearbetet
Dokumentet blir mer användbart när det kopplas till besluten och underlagen runt omkring. Fortsätt med de här delarna:
Vanliga misstag
Använd punkterna som en snabb kontroll innan dokumentet är klart:
- Kallelsen skickas utan att föreningens tidsfrister och distributionsregler har kontrollerats.
- Ekonomiska underlag, förslag eller andra obligatoriska handlingar görs inte tillgängliga i rätt tid.
- Den valda mötesformen saknar stöd i föreningens regler, eller så förklarar kallelsen inte hur deltagande och röstning går till.
- Beslutsärenden beskrivs så vagt att medlemmarna inte kan ta ställning, eller så saknas förslagets huvudsakliga innehåll vid stadgeändring.
- Informationen om ombud och fullmakt saknas eller stämmer inte med vad stadgarna faktiskt tillåter.
Vanliga frågor
Hur långt före stämman ska kallelsen skickas?
Det beror på föreningsform, typ av stämma och vilka frågor som ska behandlas. Börja med föreningens stadgar och kontrollera sedan den lagstiftning som gäller för föreningen.
Kan stämman hållas digitalt?
Förutsättningarna varierar mellan föreningsformer. Kontrollera lag och stadgar innan mötesformen bestäms, och beskriv alltid tydligt hur medlemmarna deltar och röstar.
Vilka handlingar måste finnas tillgängliga före stämman?
Det styrs av föreningsform, stadgar och stämmans ärenden. Ekonomiska underlag, motioner och styrelsens förslag bör göras tillgängliga så att medlemmarna hinner sätta sig in i besluten.
Vem får vara ombud på stämman?
Det beror på föreningsformen och föreningens stadgar. Kontrollera vem som får vara ombud, hur många medlemmar ett ombud får företräda och vilka formkrav som gäller för fullmakten innan kallelsen skickas.
Är poströstning tillåten?
Förutsättningarna varierar mellan olika föreningsformer. Kontrollera den lagstiftning och de stadgar som gäller för föreningen innan poströstning erbjuds.